Sprievodca BarberFlow

Založenie účtu aj prvé nastavenie zaberú približne desať minút. Po registrácii vás systém sám prevedie piatimi krokmi. Kým ich dokončíte, salón je pripravený prijímať rezervácie.

1. 1Zaregistrujte sa na barberflow.cz. Automaticky získate 14 dní zadarmo, bez zadávania platobnej karty.
2. 2Vyplňte údaje o salóne: názov, adresu, telefón a e-mail. Z názvu vznikne webová adresa vašej rezervačnej stránky.
3. 3Nastavte otváraciu dobu pre každý deň v týždni, prípadne aj dennú prestávku.
4. 4Pridajte barberov. Každý dostane e-mailom pozvánku a nastaví si vlastné heslo.
5. 5Zadajte služby, ich dĺžku a cenu. Podľa dĺžky systém počíta voľné termíny.
6. 6Voliteľne zapnite vernostný program. Môžete ho kedykoľvek doplniť neskôr.

Po dokončení máte rezervačnú stránku na adrese barberflow.cz/nazov-vasho-salonu/booking. Tú dajte klientom na Instagram, Google profil, web alebo do SMS. Klienti si nemusia nič sťahovať.

Údaje, ktoré klient uvidí na rezervačnej stránke a v potvrdzovacích e-mailoch.

• Názov, adresa, telefón a e-mail. Adresa sa klientovi v e-maile prepojí s mapou.
• Logo. Nahrajte obrázok do 5 MB vo formáte JPEG, PNG, WebP alebo SVG. Zobrazí sa na rezervačnej stránke aj v e-mailoch.
• Mena a výmenný kurz. Vyberte koruny alebo eurá. Pri zmene meny môže systém prepočítať ceny všetkých služieb kurzom, ktorý zadáte.
• Poradie rezervácie. Určíte, či si klient vyberá najprv službu, alebo najprv barbera.

Otváracia doba určuje, kedy vôbec môže klient rezervovať. Nastavuje sa pre každý deň v týždni zvlášť.

1. 1Pri každom dni zadajte čas otvorenia a zatvorenia.
2. 2Dni, keď máte zatvorené, prepnite na „Zatvorené“. Neponúknu sa pri nich žiadne termíny.
3. 3Voliteľne pridajte dennú prestávku, napríklad obed od 12:00 do 12:30. V tomto okne systém neponúkne žiadny termín.
4. 4Uložte zmeny. Prejavia sa okamžite na rezervačnej stránke.

Rozvrh je pomenovaná sada otváracích hodín s obdobím platnosti. Hodí sa na letnú prevádzku, sviatky alebo na barbera, ktorý chodí len na polovičný úväzok.

• Predvolený rozvrh platí vždy, keď práve nebeží žiadny iný.
• Každému rozvrhu dáte názov a platnosť od a do. V tomto období prebije predvolené nastavenie.
• Rozvrh môžete použiť pre všetkých barberov, alebo len pre vybraných.
• Barber s vlastným rozvrhom je v zozname označený. Tlačidlom „Vrátiť na predvolené“ ho kedykoľvek vrátite pod spoločné hodiny.

Každý barber má vlastné prihlásenie, kalendár a zoznam služieb, ktoré ovláda.

1. 1Kliknite na „Pridať barbera“ a vyplňte meno a e-mail.
2. 2Vyberte rolu. Barber vidí kalendár, klientov a vlastné štatistiky. Admin navyše nastavenia, celkové štatistiky a predplatné.
3. 3Zaškrtnite služby, ktoré daný barber poskytuje. Klient pri ňom uvidí len tieto služby.
4. 4Uložte. Barberovi príde pozvánka, kde si do 72 hodín nastaví vlastné heslo.

• Fotku barbera nahráte až po jeho uložení. Klient ju uvidí pri výbere.
• Pozvánku, ktorá nedorazila, pošlete znova tlačidlom pri barberovi označenom „Čaká na prijatie“.
• Barbera, ktorý odišiel, radšej archivujte než mažte. Zmizne z rezervačnej stránky, ale jeho história a štatistiky zostanú.
• Keď barbera napriek tomu zmažete a má budúce rezervácie, systém sa opýta, na ktorého kolegu ich má previesť.

Dĺžka služby určuje, aký dlhý blok sa v kalendári zaberie a aké časy systém klientovi ponúkne.

• Názov, dĺžka v minútach a cena sú povinné údaje.
• Popis a obrázok sú nepovinné, ale pomáhajú klientovi vybrať si.
• Službu je potrebné priradiť barberom, ktorí ju robia. Bez toho ju klient nikde neuvidí.
• Službu, ktorú už nerobíte, archivujte. Zmizne z ponuky, ale zostane v histórii rezervácií aj v štatistikách.

Hlavná obrazovka pre každodennú prevádzku. Aktualizuje sa v reálnom čase, nová rezervácia naskočí aj bez obnovenia stránky.

• Prepínajte medzi zobrazením Deň, Týždeň a Mesiac.
• Kliknite na prázdne miesto v kalendári a rýchlo pridáte rezerváciu, napríklad pre klienta, ktorý zavolal.
• Rezerváciu presuniete potiahnutím myšou na iný čas alebo k inému barberovi.
• Filtrujte podľa barbera alebo služby, prípadne si zapnite len „Môj kalendár“.
• Farby zodpovedajú stavu rezervácie: potvrdená, dokončená, zrušená, nedostavil sa.

Zoznam všetkých rezervácií s filtrami podľa dátumu a stavu. Tu sa rezervácie uzatvárajú.

• Potvrdená. Klient má termín a dostal potvrdzovací e-mail.
• Dokončená. Návšteva prebehla. Označíte ju tlačidlom „Hotovo“, čím sa započíta do tržieb a klientovi sa pripíšu vernostné body.
• Zrušená. Rezerváciu zrušil klient alebo salón, klient dostane e-mail.
• Nedostavil sa. Klient neprišiel. Sleduje sa v štatistikách ako no-show.

Databáza klientov vzniká sama, každou rezerváciou. Klienta môžete pridať aj ručne.

• Karta klienta ukazuje kontakt, počet návštev, útratu, mieru dokončenia a celú históriu.
• Interné poznámky vidíte len vy a váš tím, napríklad „strieháme na 3 mm“.
• Blacklist klientovi zablokuje možnosť rezervovať. Môžete uviesť dôvod.
• Klientov nájdete podľa mena, e-mailu aj telefónu.

Keď je plno, klient sa zapíše do čakárne na konkrétny deň. Ak sa termín uvoľní, dozvie sa o tom.

• Klient si zvolí dátum a prípadne konkrétnu službu alebo barbera, alebo nechá ľubovoľné.
• Len čo sa termín na daný deň uvoľní zrušením rezervácie, systém obošle čakajúcich e-mailom automaticky.
• Ak máte SMS kredity a klient uviedol telefón, odíde navyše aj SMS. Tá sa strhne z kreditov.
• Záznamy majú stavy: aktívne, notifikované, konvertované, teda klient si rezervoval, a expirované.
• Tlačidlom „Notifikovať“ obošlete čakajúceho aj ručne.

Tieto správy odchádzajú automaticky. Nemusíte nič nastavovať ani za ne platiť kredity.

• Potvrdenie rezervácie. Klientovi hneď po objednaní, s odkazmi na zrušenie a presun.
• Upozornenie barberovi. Informácia o novej rezervácii v jeho kalendári.
• Pripomienka 24 hodín vopred. Najúčinnejšia obrana proti nedostaveniu sa.
• Pripomienka 2 hodiny vopred, vrátane odkazu na mapu.
• Zrušenie a presun termínu. Klient dostane aktualizované údaje.
• Poďakovanie po návšteve. Odíde po označení rezervácie ako dokončenej a obsahuje odkaz na hodnotenie.

Okrem automatických e-mailov môžete klientom písať aj sami, napríklad akciu na budúci týždeň.

1. 1Na stránke Správy vyberte klientov zo zoznamu, alebo ich nájdite cez vyhľadávanie.
2. 2Zvoľte kanál, e-mail alebo SMS, a napíšte text.
3. 3Odošlite. Každý príjemca spotrebuje jeden kredit príslušného typu.
4. 4Často používané texty si uložte ako šablónu na nabudúce.

• Kredity dokúpite na stránke Kredity v balíčkoch, zvlášť pre SMS a zvlášť pre e-maily.
• Zostatok vidíte priamo nad formulárom aj v histórii nákupov.
• SMS z čakárne sa strhávajú z rovnakých SMS kreditov.
• Keď kredity nestačia, systém správu neodošle a napíše, koľko ich chýba.

Hodnotenia zbierate automaticky. Odkaz je súčasťou e-mailu, ktorý klientovi príde po dokončenej návšteve.

• Prehľad ukazuje priemerné hodnotenie a počet recenzií.
• Filtrovať môžete podľa počtu hviezd aj podľa barbera.
• Recenzie slúžia zároveň ako spätná väzba pre jednotlivých členov tímu.

Body sa klientom pripisujú samy po každej dokončenej návšteve. Vy len nastavíte pravidlá a odmeny.

1. 1Zapnite vernostný program.
2. 2Nastavte, koľko bodov klient dostane za korunu alebo euro útraty.
3. 3Zvoľte expiráciu, teda po koľkých mesiacoch nečinnosti body prepadnú.
4. 4Voliteľne zapnite bonus za odporúčanie nového klienta a narodeninový násobiteľ bodov.
5. 5Pridajte odmeny, teda počet bodov a popis. Napríklad 200 bodov za šampón zadarmo.

Klient vidí stav svojich bodov a odmeny v zákazníckom portáli. Keď na odmenu dosiahne, uplatníte mu ju vy, buď na stránke Rezervácie pri jeho termíne, alebo priamo na karte klienta.

Čo má k dispozícii klient. Dobré vedieť, keď sa na to opýta.

• Prihlási sa e-mailom a šesťmiestnym kódom, ktorý mu príde. Heslo nie je potrebné.
• Vidí nadchádzajúce aj minulé návštevy, môže termín zrušiť alebo presunúť.
• Tlačidlom „Rezervovať znova to isté“ si objedná rovnakú službu u rovnakého barbera.
• Sleduje si vernostné body a odmeny, ku ktorým mu ešte niečo chýba.

Čísla za zvolené obdobie, a zvlášť aj výhľad do budúcnosti.

• Obrat, počet rezervácií, priemerná hodnota rezervácie a miera nedostavenia sa.
• Najvyťaženejší barber a najpredávanejšia služba.
• Vývoj rezervácií a tržieb v čase, so zoskupením po dňoch, týždňoch alebo mesiacoch.
• Rozloženie služieb a heatmapa obsadenosti, ktorá ukáže hluché hodiny.
• Prepínač História a Predikcia. História počíta z dokončených návštev, predikcia z už objednaných termínov.

Prepojenie, vďaka ktorému vám rezervácie naskakujú aj do osobného kalendára v telefóne.

1. 1Otvorte v administrácii stránku Google Kalendár.
2. 2Kliknite na „Pripojiť Google Kalendár“ a povoľte prístup k svojmu účtu.
3. 3Hotovo. Nové rezervácie, zmeny aj zrušenia sa od tej chvíle premietajú automaticky.

Nákup vybavenia a kozmetiky za veľkoobchodné ceny priamo z administrácie.

• Pri každej položke vidíte retailovú aj B2B cenu a koľko ušetríte.
• Produkty filtrujete podľa kategórií, novinky sú označené.
• Pri každom produkte je uvedená dostupnosť na sklade.

Prehľad plánu, platieb a faktúr na jednom mieste.

• Prvých 14 dní je zadarmo a bez platobnej karty.
• Plány Starter, Professional a Business sa líšia rozsahom funkcií, nie počtom barberov. Ten je vždy neobmedzený.
• Ročná platba vychádza lacnejšie než mesačná.
• Kartu, faktúry aj zrušenie spravujete v Stripe portáli, na ktorý sa dostanete z tejto stránky.
• Keď platba zlyhá, beží ochranná lehota. Salón ďalej prijíma rezervácie a vy dostanete upozornenie. Po jej uplynutí sa rezervácie pozastavia.