Průvodce BarberFlow

Založení účtu i první nastavení zaberou zhruba deset minut. Po registraci vás systém sám provede pěti kroky. Než je dokončíte, salon je připravený přijímat rezervace.

1. 1Zaregistrujte se na barberflow.cz. Automaticky získáte 14 dní zdarma, bez zadávání platební karty.
2. 2Vyplňte údaje o salonu: název, adresu, telefon a e-mail. Z názvu vznikne webová adresa vaší rezervační stránky.
3. 3Nastavte otevírací dobu pro každý den v týdnu, případně i denní pauzu.
4. 4Přidejte barbery. Každý dostane e-mailem pozvánku a nastaví si vlastní heslo.
5. 5Zadejte služby, jejich délku a cenu. Podle délky systém počítá volné termíny.
6. 6Volitelně zapněte věrnostní program. Můžete ho kdykoliv doplnit později.

Po dokončení máte rezervační stránku na adrese barberflow.cz/nazev-vaseho-salonu/booking. Tu dejte klientům na Instagram, Google profil, web nebo do SMS. Klienti si nemusí nic stahovat.

Údaje, které klient uvidí na rezervační stránce a v potvrzovacích e-mailech.

• Název, adresa, telefon a e-mail. Adresa se klientovi v e-mailu propojí s mapou.
• Logo. Nahrajte obrázek do 5 MB ve formátu JPEG, PNG, WebP nebo SVG. Zobrazí se na rezervační stránce i v e-mailech.
• Měna a směnný kurz. Vyberte koruny nebo eura. Při změně měny může systém přepočítat ceny všech služeb kurzem, který zadáte.
• Pořadí rezervace. Určíte, jestli si klient vybírá nejdřív službu, nebo nejdřív barbera.

Otevírací doba určuje, kdy vůbec může klient rezervovat. Nastavuje se pro každý den v týdnu zvlášť.

1. 1U každého dne zadejte čas otevření a zavření.
2. 2Dny, kdy máte zavřeno, přepněte na „Zavřeno“. Nenabídnou se u nich žádné termíny.
3. 3Volitelně přidejte denní pauzu, například oběd od 12:00 do 12:30. V tomto okně systém nenabídne žádný termín.
4. 4Uložte změny. Projeví se okamžitě na rezervační stránce.

Rozvrh je pojmenovaná sada otevíracích hodin s obdobím platnosti. Hodí se na letní provoz, svátky nebo na barbera, který chodí jen na půl úvazku.

• Výchozí rozvrh platí vždy, když zrovna neběží žádný jiný.
• Každému rozvrhu dáte název a platnost od a do. V tomto období přebije výchozí nastavení.
• Rozvrh můžete použít pro všechny barbery, nebo jen pro vybrané.
• Barber s vlastním rozvrhem je v seznamu označený. Tlačítkem „Vrátit na výchozí“ ho kdykoliv vrátíte pod společné hodiny.

Každý barber má vlastní přihlášení, kalendář a seznam služeb, které umí.

1. 1Klikněte na „Přidat barbera“ a vyplňte jméno a e-mail.
2. 2Vyberte roli. Barber vidí kalendář, klienty a vlastní statistiky. Admin navíc nastavení, celkové statistiky a předplatné.
3. 3Zaškrtněte služby, které daný barber poskytuje. Klient u něj uvidí jen tyto služby.
4. 4Uložte. Barberovi přijde pozvánka, kde si do 72 hodin nastaví vlastní heslo.

• Fotku barbera nahrajete až po jeho uložení. Klient ji uvidí při výběru.
• Pozvánku, která nedorazila, pošlete znovu tlačítkem u barbera označeného „Čeká na přijetí“.
• Barbera, který odešel, raději archivujte než mažte. Zmizí z rezervační stránky, ale jeho historie a statistiky zůstanou.
• Když barbera přesto smažete a má budoucí rezervace, systém se zeptá, na kterého kolegu je má převést.

Délka služby určuje, jak dlouhý blok se v kalendáři zabere a jaké časy systém klientovi nabídne.

• Název, délka v minutách a cena jsou povinné údaje.
• Popis a obrázek jsou nepovinné, ale pomáhají klientovi vybrat si.
• Službu je potřeba přiřadit barberům, kteří ji dělají. Bez toho ji klient nikde neuvidí.
• Službu, kterou už neděláte, archivujte. Zmizí z nabídky, ale zůstane v historii rezervací i ve statistikách.

Hlavní obrazovka pro každodenní provoz. Aktualizuje se v reálném čase, nová rezervace naskočí i bez obnovení stránky.

• Přepínejte mezi zobrazením Den, Týden a Měsíc.
• Klikněte na prázdné místo v kalendáři a rychle přidáte rezervaci, třeba pro klienta, který zavolal.
• Rezervaci přesunete tažením myší na jiný čas nebo k jinému barberovi.
• Filtrujte podle barbera nebo služby, případně si zapněte jen „Můj kalendář“.
• Barvy odpovídají stavu rezervace: potvrzená, dokončená, zrušená, nedostavil se.

Seznam všech rezervací s filtry podle data a stavu. Tady se rezervace uzavírají.

• Potvrzená. Klient má termín a dostal potvrzovací e-mail.
• Dokončená. Návštěva proběhla. Označíte ji tlačítkem „Hotovo“, čímž se započítá do tržeb a klientovi se připíšou věrnostní body.
• Zrušená. Rezervaci zrušil klient nebo salon, klient dostane e-mail.
• Nedostavil se. Klient nepřišel. Sleduje se ve statistikách jako no-show.

Databáze klientů vzniká sama, každou rezervací. Klienta můžete přidat i ručně.

• Karta klienta ukazuje kontakt, počet návštěv, útratu, míru dokončení a celou historii.
• Interní poznámky vidíte jen vy a váš tým, například „stříháme na 3 mm“.
• Blacklist klientovi zablokuje možnost rezervovat. Můžete uvést důvod.
• Klienty vyhledáte podle jména, e-mailu i telefonu.

Když je plno, klient se zapíše do čekárny na konkrétní den. Uvolní-li se termín, dozví se o tom.

• Klient si zvolí datum a případně konkrétní službu nebo barbera, nebo nechá libovolné.
• Jakmile se termín na daný den uvolní zrušením rezervace, systém obešle čekající e-mailem automaticky.
• Pokud máte SMS kredity a klient uvedl telefon, odejde navíc i SMS. Ta se strhne z kreditů.
• Záznamy mají stavy: aktivní, notifikované, konvertované, tedy klient si rezervoval, a expirované.
• Tlačítkem „Notifikovat“ obešlete čekajícího i ručně.

Tyto zprávy odchází automaticky. Nemusíte nic nastavovat ani za ně platit kredity.

• Potvrzení rezervace. Klientovi hned po objednání, s odkazy na zrušení a přesun.
• Upozornění barberovi. Informace o nové rezervaci v jeho kalendáři.
• Připomínka 24 hodin předem. Nejúčinnější obrana proti nedostavení se.
• Připomínka 2 hodiny předem, včetně odkazu na mapu.
• Zrušení a přesun termínu. Klient dostane aktualizované údaje.
• Poděkování po návštěvě. Odejde po označení rezervace jako dokončené a obsahuje odkaz na hodnocení.

Kromě automatických e-mailů můžete klientům psát i sami, třeba akci na příští týden.

1. 1Na stránce Zprávy vyberte klienty ze seznamu, nebo je najděte přes vyhledávání.
2. 2Zvolte kanál, e-mail nebo SMS, a napište text.
3. 3Odešlete. Každý příjemce spotřebuje jeden kredit příslušného typu.
4. 4Často používané texty si uložte jako šablonu pro příště.

• Kredity dokoupíte na stránce Kredity v balíčcích, zvlášť pro SMS a zvlášť pro e-maily.
• Zůstatek vidíte přímo nad formulářem i v historii nákupů.
• SMS z čekárny se strhávají ze stejných SMS kreditů.
• Když kredity nestačí, systém zprávu neodešle a napíše, kolik jich chybí.

Hodnocení sbíráte automaticky. Odkaz je součástí e-mailu, který klientovi přijde po dokončené návštěvě.

• Přehled ukazuje průměrné hodnocení a počet recenzí.
• Filtrovat můžete podle počtu hvězd i podle barbera.
• Recenze slouží zároveň jako zpětná vazba pro jednotlivé členy týmu.

Body se klientům připisují samy po každé dokončené návštěvě. Vy jen nastavíte pravidla a odměny.

1. 1Zapněte věrnostní program.
2. 2Nastavte, kolik bodů klient dostane za korunu nebo euro útraty.
3. 3Zvolte expiraci, tedy po kolika měsících nečinnosti body propadnou.
4. 4Volitelně zapněte bonus za doporučení nového klienta a narozeninový násobitel bodů.
5. 5Přidejte odměny, tedy počet bodů a popis. Například 200 bodů za šampon zdarma.

Klient vidí stav svých bodů a odměny v zákaznickém portálu. Až na odměnu dosáhne, uplatníte mu ji vy, buď na stránce Rezervace u jeho termínu, nebo přímo na kartě klienta.

Co má k dispozici klient. Dobré vědět, až se na to zeptá.

• Přihlásí se e-mailem a šestimístným kódem, který mu přijde. Heslo není potřeba.
• Vidí nadcházející i minulé návštěvy, může termín zrušit nebo přesunout.
• Tlačítkem „Zarezervovat znovu to samé“ si objedná stejnou službu u stejného barbera.
• Sleduje si věrnostní body a odměny, ke kterým mu ještě něco chybí.

Čísla za zvolené období, a zvlášť i výhled do budoucna.

• Obrat, počet rezervací, průměrná hodnota rezervace a míra nedostavení se.
• Nejvytíženější barber a nejprodávanější služba.
• Vývoj rezervací a tržeb v čase, se seskupením po dnech, týdnech nebo měsících.
• Rozložení služeb a heatmapa obsazenosti, která ukáže hluché hodiny.
• Přepínač Historie a Predikce. Historie počítá z dokončených návštěv, predikce z už objednaných termínů.

Propojení, díky kterému vám rezervace naskakují i do osobního kalendáře v telefonu.

1. 1Otevřete v administraci stránku Google Kalendář.
2. 2Klikněte na „Připojit Google Kalendář“ a povolte přístup ke svému účtu.
3. 3Hotovo. Nové rezervace, změny i zrušení se od té chvíle promítají automaticky.

Nákup vybavení a kosmetiky za velkoobchodní ceny přímo z administrace.

• U každé položky vidíte retailovou i B2B cenu a kolik ušetříte.
• Produkty filtrujete podle kategorií, novinky jsou označené.
• U každého produktu je uvedená dostupnost skladem.

Přehled plánu, plateb a faktur na jednom místě.

• Prvních 14 dní je zdarma a bez platební karty.
• Plány Starter, Professional a Business se liší rozsahem funkcí, ne počtem barberů. Ten je vždy neomezený.
• Roční platba vychází levněji než měsíční.
• Kartu, faktury i zrušení spravujete ve Stripe portálu, na který se dostanete z této stránky.
• Když platba selže, běží ochranná lhůta. Salon dál přijímá rezervace a vy dostanete upozornění. Po jejím uplynutí se rezervace pozastaví.